Hazirun Cetveli Nedir?

Hazirun cetveli, limited ve anonim şirketlerin yanı sıra kooperatifler gibi tüzel kişiliklerin genel kurul toplantılarında hazır bulunan ortakların listesini gösteren resmi bir belgedir. Bu cetvel, toplantıya katılan ortakların; ad-soyad bilgilerini, sahip oldukları hisse oranlarını, oy haklarını ve varsa vekâleten temsil durumlarını içerir. Böylece toplantıya kimlerin katıldığı, kimin ne kadar oy hakkı bulunduğu gibi bilgiler açıkça ortaya konmuş olur.

Hazirun Ne İşe Yarar?

Hazirun cetvelinin temel amacı, genel kurul toplantılarının şeffaf ve yasalara uygun biçimde yapılmasını sağlamaktır. Bu belge sayesinde alınan kararların geçerliliği güvence altına alınır. Herhangi bir ihtilaf durumunda kanıt niteliği taşır. Örneğin, kararların oy çokluğu ile alınması gerektiği durumlarda, oy sayılarının takibi bu cetvel üzerinden yapılır. Aynı zamanda katılımcıların genel kurula fiziksel olarak mı yoksa elektronik ortamda mı katıldıkları da burada belirtilir.

Bu cetvel sadece bir katılım listesi değil aynı zamanda şirketin demokratik işleyişinin temel taşlarından biridir. Hatalı veya eksik düzenlenmiş bir hazirun cetveli, toplantı kararlarının iptaline kadar varabilecek hukuki riskler doğurabilir. Bu yüzden hem doğru hem zamanında hazırlanması büyük önem taşır. Özellikle hazirun cetveli noter onayı gereken durumlarda, noter mühürüyle belge geçerlilik kazanır.

Hazirun Cetveli Hangi Toplantılarda Kullanılır?

Hazirun cetveli, tüzel kişiliklerin karar alma süreçlerinde şeffaflık ve yasal uygunluk sağlamak adına yalnızca resmi toplantılarda değil birçok özel ve genel toplantıda da kullanılır. Özellikle şirketlerin yıllık veya olağanüstü genel kurullarında, alınacak kararların geçerliliğini belgelemek ve katılım oranlarını ortaya koymak amacıyla düzenlenir. Cetvelin doğru ve eksiksiz biçimde düzenlenmesi, toplantı kararlarının geçerliliğini doğrudan etkiler. Limited şirketlerde, anonim şirketlerde ve kooperatiflerde düzenlenen farklı toplantı türlerinde farklı şekillerde karşımıza çıkabilir. Toplantının türüne göre noter onayı zorunlu hale gelebilir veya elektronik ortamda düzenlenmesi gerekebilir.

Hazirun cetvelinin düzenlendiği başlıca toplantı türleri şu şekilde sıralanabilir:

• Anonim ve Limited Şirket Genel Kurulları: Ortakların katılım sağladığı bu toplantılarda alınan tüm kararlar hazirun cetveli üzerinden belgelenir.
• Limited şirketlerde hazirun cetveli, ortakların pay oranlarını göstererek oy çokluğu hesaplamasında belirleyici olur.
• Kooperatif Genel Kurul Toplantıları: Özellikle büyük kooperatiflerde, ortak sayısı fazla olduğu için kooperatif hazirun cetveli ile katılım oranı ve temsil yetkisi kayıt altına alınır. Kooperatif Kanunu’na göre genel kurul öncesi ilan edilen gündemle birlikte cetvelin hazırlanması zorunludur.
• Olağanüstü Genel Kurul Toplantıları: Bedelli sermaye artırımı, şirket birleşmesi, bedelsiz sermaye artırımı, unvan değişikliği gibi olağan dışı kararların alındığı toplantılarda da kullanılır. Bu tür toplantılarda hazirun cetveli noter onayı gerekebilir.
• Elektronik Ortamda Yapılan Genel Kurul Toplantıları (E-GKS): Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) sistemi üzerinden yapılan e-toplantılarda elektronik katılım ve oy kullanımı da genel kurul hazirun cetveli içinde gösterilir. E-imzalı olarak düzenlenmesi ve sistem üzerinden yüklenmesi gerekir.
• Sermaye Artırımı veya Azaltımı Kararlarının Görüşüldüğü Toplantılar: Hissedar yapısının değişmesine neden olabilecek bu önemli kararlarda, hazirun cetveli şirketin mevcut hissedar tablosunun net şekilde sunulmasına imkân tanır.
• Tasfiye Sürecindeki Toplantılar: Şirketin kapanışı sürecinde yapılan son genel kurul toplantılarında da düzenlenerek kapanış kararlarının yasallığı güvence altına alınır.

Hazirun Cetveli Nasıl Hazırlanır?

Hazirun cetveli, genel kurul toplantısından hemen önce düzenlenmesi gereken ve toplantı günü itibarıyla en güncel ortaklık yapısını ve katılımcı listesini içermesi gereken resmi bir belgedir. Bu nedenle cetvelin hazırlanma zamanı hem yasal sürecin doğru işletilmesi hem de toplantı kararlarının geçerliliği açısından kritik öneme sahiptir.

“Hazirun cetveli ne zaman hazırlanır?” sorusu; şirket türüne, toplantının şekline ve katılımcıların durumuna göre farklı detaylarla yanıtlanabilir. Genel kural, cetvelin toplantı günü ya da toplantıya çok kısa bir süre kala, katılım netleştiğinde düzenlenmesidir. Ancak hazırlık süreci toplantıdan çok daha önce başlar.

Hazirun cetvelinin hazırlanması gereken doğru zamanlamayı anlamak için şu adımlara dikkat edilmelidir:

• Genel kurul toplantısına çağrı yapıldıktan sonra katılımcı listelerinin kontrolü ve hissedarların güncel bilgilerinin toplanması süreci başlar.
• Bu dönemde, şirkete ortak olan kişilerin pay defterindeki kayıtlar ve adres bilgileri güncellenmelidir.
• Hazirun cetveli, toplantı salonunda, katılımcıların imzaları alınarak güncel haliyle düzenlenmelidir.
• Elektronik toplantılarda ise sistem üzerinden kimlerin katıldığı otomatik olarak listelenir. Ancak bu liste yine de imzalı veya e-imzalı hale getirilerek resmi kayıt niteliği kazanmalıdır.
• Özellikle sermaye değişikliği ya da şirket tasfiyesi gibi işlemlerin görüşüldüğü toplantılarda hazirun cetveli noter onayı zorunlu olabilir.
• Bu nedenle noterle önceden görüşülmeli ve cetvelin fiziki taslağı toplantıdan önce hazırlanmalıdır.
• Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) sisteminde yapılacak toplantılar için hazirun cetveli, sistemden alınan bilgilerle oluşturulmalı ve gerekli dijital imzalarla onaylanmalıdır.
• Sistem yüklemeleri için belirli tarihler olduğundan bu süreç en az birkaç gün önceden başlatılmalıdır.
• Vekâletle katılan ortaklar varsa vekâletnamenin ibrazı ve cetvele işlenmesi toplantı öncesi sağlanmalıdır.

Hazirun Cetveli İçeriğinde Neler Bulunur?

Hazirun cetveli, şirketin karar alma mekanizmalarının temelini oluşturan birçok kritik bilgiyi bir arada sunan resmi kayıt dokümanıdır. Hazırlanacak cetvelin içeriği, şirket türüne ve toplantı şekline göre farklılık gösterebilir. Ancak genel olarak her hazirun cetveli belirli standartlara göre düzenlenir ve içeriği eksiksiz hazırlanmalıdır. Özellikle hazirun cetveli doldurulmuş örneği incelendiğinde aşağıdaki bilgilerin her biri açıkça görülmelidir:

• Genel kurulun tarihi, saati ve yapıldığı adres açıkça belirtilir.
• Ortaklar gerçek kişi veya tüzel kişi olabilir. Tüzel kişiler adına temsilciler belirtilir.
• Ortakların sahip olduğu nominal pay miktarları yazılır. Bu, kararların oy oranına göre geçerliliği için esastır.
• Paya karşılık gelen oy hakkı hesaplanır ve tabloya işlenir.
  Ortak toplantıya bizzat mı katılmıştır, yoksa vekâleten mi? Vekilse vekâletname bilgisi yer alır.
• Katılımcılar toplantıya katıldıklarını beyan etmek üzere imza atar. Elektronik katılımlarda e-imza kullanılır.
• Cetvelin alt kısmında toplantıyı yöneten başkan ve yazman imzaları yer alır.
• Şirketin unvanı, MERSİS numarası, ticaret sicil bilgileri belirtilir.
  

Şirketlerde Bütçe Yönetimi ile Hazirun Cetveli İlişkisi

Hazirun cetveli, şirketin mali ve yönetsel sorumluluklarını yerine getirdiğini, karar alma süreçlerinin yasalara uygun ilerlediğini gösteren bir araç olarak da değerlendirilir. Bu noktada şirketin bütçe yönetimi stratejisi ile doğrudan bir bağlantısı bulunur. Özellikle yıllık genel kurul toplantılarında, bütçe onayı, mali tabloların incelenmesi ve kâr dağıtımı kararları alınırken hazirun cetveli bu sürecin resmi tanığı olur. Şirketin; mali kararları, sermaye yapısı ve ortakların oy hakları arasında sağlam bir köprü kurar. Bu ilişkiyi somutlaştıran başlıca örnekler ise şöyle sıralanabilir:

• Mali Tabloların Onay Süreci: Genel kurulda geçmiş yılın bilanço, gelir-gider tabloları ve yeni dönem bütçesi görüşülürken, bu kararlara hangi ortakların katıldığı hazirun cetveli ile belgelendirilir.
• Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu İbraları: Şirketin yönetim faaliyetlerinin ibrası için ortakların oy kullanması gerekir. Oy hakkı ve oranı hazirun cetveline göre belirlenir.
• Kar Dağıtımı ve Sermaye Artışı Kararları: Bütçeyle doğrudan bağlantılı bu tür kararlar alınırken oy çoğunluğu aranır. Bu çoğunluk cetveldeki verilere göre hesaplanır.
• Kurumsal Şeffaflık ve Paydaş Güveni: Mali kararların açıkça kimin tarafından, hangi oranla alındığının belgelenmesi, hem şirket içi şeffaflığı hem de paydaşlar arası güveni pekiştirir.
• Bütçeye Dayalı Stratejik Kararlar: Yeni yatırım planları, gider kısıtlamaları ya da kaynak artırımları gibi bütçeye dayalı kararların tamamı, hazirun cetveliyle iz bırakır hâle gelir.

Bu nedenle şirketlerde bütçe yönetimi, sadece muhasebe departmanının değil tüm yönetsel karar mekanizmasının sorumluluğundadır. Hazirun cetveli bu yapının hem hukuki hem mali işleyişini kayıt altına alan ve kurumsal hafızaya dönüştüren kritik bir araçtır. Bu bakış açısıyla hazırlanmış bir cetvel yalnızca geçmiş kararları belgelemekle kalmaz. Geleceğe dönük yatırım ve finansman planlarında da dayanak noktası oluşturur.

KOBİ’ler için Hazirun Cetveli Neden Önemlidir?

Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler (KOBİ’ler), Türkiye ekonomisinin bel kemiğini oluşturur. Ancak KOBİ’lerin en büyük zorluklarından biri, kaynak planlaması ve stratejik mali kararların zamanında ve şeffaf biçimde alınamamasıdır. Bu noktada şirket içi yapının kurumsallaşması ve yasal belgelerle desteklenmesi hem iç denetim hem de dış yatırımcı ilişkileri açısından büyük önem taşır. İşte tam da bu nedenle, düzenli ve yasal bir şekilde hazırlanmış hazirun cetveli, KOBİ’lerde mali planlamanın olmazsa olmaz bir parçasıdır.

Hazirun cetveli sadece genel kurulda kimin bulunduğunu değil hangi kararların ne düzeyde katılımla alındığını belgeleyerek gelecekteki mali planların ve bütçe süreçlerinin hukuki zeminini oluşturur. KOBİ’ler için mali planlama ve bütçe oluşturma ipuçları arasında yer alması gereken önemli adımlardan biri; genel kurulun zamanında yapılması, kararların tutanağa bağlanması ve hazirun cetvelinin eksiksiz düzenlenmesidir. Bu belge, yasal zorunluluğu yerine getirmekle kalmamasının yanı sıra işletmenin kurumsal gelişim yolculuğuna da katkı sağlar.

Hazirun cetveli gibi yasal belgelerle kurumsal yapınızı güçlendirirken, şirketinizin finansal sürdürülebilirliğini sağlamak için doğru adımlar atmanız da önemlidir. Bu süreçte ihtiyaç duyacağınız ticari kredi planlamalarını dikkatle değerlendirmeniz, bütçe yönetiminizi daha sağlam temellere oturtmanıza yardımcı olabilir.