Girişimciler için Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

Girişimcilerin iş günleri çoğu zaman planlandıkları gibi ilerlemeyebilir. Sabah listelenen işler gün içinde gelen bir telefon ya da uzayan bir görüşmeyle ertelenebilir. Gün içerisinde planlarda yaşanan ufacık bir aksaklık dahi teslim tarihlerinin kaymasına, iş kalitesinin düşmesine ve hatta özel yaşamın bu durumdan olumsuz etkilenmesine neden olabilir. Zaman yönetimi teknikleri, girişimcinin önceliklerini netleştirmek suretiyle doğru alanlara odaklanmasını ve özel yaşamına alan yaratmasını sağlayarak bu yükü hafifletir. 

Zaman Yönetimi Girişimciler için Neden Kritik?

Bir girişimci için zaman çoğu sermayeden ya da kaynaktan daha değerlidir. Zira finansal kayıplar telafi edilebilir, hatta başarısız girişimler dahi yeniden inşa edilebilir. Ancak geçen saatler geri gelmez. Bu nedenle etkili zaman yönetimi, girişimciler için başarılı bir kariyerin temel taşları arasında yer alır.

Kaliteli zaman yönetiminin kritik olmasının ilk nedeni ise pek çok girişimcinin aynı anda birçok alanda sorumluluk taşımasıdır. İş geliştirme, müşteri ilişkileri, mali planlama ve ekibi yönlendirme gibi görevler, genellikle girişimcinin tek başına yürütmesi gereken faaliyetlerdir. Bu kadar farklı görevi dengeli biçimde yürütebilmek adına zamanın parçalanmadan planlanması gerekir. Aksi hâlde iş ve teslim konularında risk potansiyeli artarken karar alma süreçleri ise aceleye gelebilir.

Elbette girişimcinin kişisel yaşamı da bu denklemin ayrılmaz bir parçasıdır. Yoğun iş temposu, özel yaşama ayrılan alanı daraltmaya başladığında zihinsel yorgunluğa ek olarak üretkenlikte sert düşüşler de gündeme gelebilir. Dolayısıyla iş yerinde zaman yönetimi​, girişimcinin ruhsal sağlığını ve motivasyonunu korumak için neredeyse zorunlu hâle gelir. İş ile özel yaşam arasında kurulan hassas denge, uzun vadede bireyin yaşamında pek çok açıdan kazanım sağlayacaktır. Ayrıca doğru zaman yönetimi, girişimcinin fırsatları değerlendirme gücünü artırabilir. Planlı çalışan girişimci, beklenmedik bir iş teklifini ya da piyasada doğan yeni imkânı daha hızlı kavrayabilir.

Etkili Zaman Yönetiminin İş ve Özel Yaşam Dengesi Üzerindeki Etkileri Nelerdir?

Mesaisine önceliklerini belirlemiş şekilde başlayan planlı bir girişimci, sabahın ilk saatlerinden itibaren işlerini daha kontrollü yönetebilir. Fakat telefonların ardı ardına çaldığı, beklenmedik e-postaların geldiği veya toplantıların planlanandan uzun sürdüğü günlerde bu planların hızla bozulması işten bile değildir. Akşam olduğunda tamamlanmamış görevlerin stresi, bireyin dinlenmek ve sevdikleri ile vakit geçirmek için ayırdığı zamanı da olumsuz etkileyebilir.

Zaman yönetimi bu döngüyü kırmanın anahtarıdır. Ayrıca gün içinde verilen kısa molalar, zihnin kendini toparlamasına imkân verir. Böylece iş temposu daha kontrollü ilerlerken kişisel hayata ayrılacak zamanın kalitesi de güvence altına alınmış olur.

Etkili bir iş disiplini ve zaman yönetimi​ ile elde edilebilecek tek avantaj, görevlerin zamanında tamamlanması değildir. Birey bu şekilde yaşamının genel ritmini de koruma altına alma şansı yakalar. İşten sonra yürüyüşe çıkabilmek, arkadaşlarla buluşabilmek ya da sadece kendine birkaç saat ayırabilmek, girişimcinin motivasyonunu artıracaktır. Bu da ertesi gün işe daha taze bir zihinle başlamak ve fırsatlara daha açık olmak anlamına gelir.

Günlük Planlama Yaparken Hangi Adımlar İzlenmelidir?

Zaman yönetimi süreçlerinin çekirdeğinde yatan günlük planlama, girişimcinin gününü yönetilebilir bir düzene oturtmasına yardımcı olur. Bu noktada atılması gereken ilk adım, günün en önemli birkaç işini belirlemektir. Sabahın ilk saatleri pek çok çalışan için günün en verimli saatleridir. Motivasyonun ve odaklanmanın yüksek seyrettiği verimli saatlere en kritik işleri yerleştirerek hem mühim işlerin garanti altına alınması hem de beklenmedik yoğunluğa ayrılacak vakit kalması sağlanabilir.

Zaman yönetimi planını sağlamlaştırmanın ikinci önemli yolu ise zamanı bloklara ayırmaktan geçer. Örneğin sabah saatlerini stratejik toplantılara ya da yaratıcı çalışmalara ayırmak, öğleden sonrayı ise rutin işlere bırakmak günün temposunu kontrol altında tutmak için faydalı olabilir. Üstelik büyük görevlerin motivasyonu düşürmesini önleyerek motivasyonun diri tutulması mümkünüdür.

Girişimciler için En Faydalı Zaman Yönetimi Teknikleri Hangileridir?

İnternette veya sosyal mecralarda zaman yönetimi teknikleri​ ile alakalı pek çok tartışmaya rastlamanız mümkündür. Fakat bazı zaman yönetimi yaklaşımları var ki özellikle iş hayatında neredeyse herkesin diline yerleşmiş durumdadır. “KOBI’ler için Verimli İş ve Zaman Yönetimi” içeriğimizde de değindiğimiz Pomodoro, Eisenhower Matrisi ya da zaman bloklama gibi yöntemler bu alanda en çok tercih edilen araçlar arasında sayılır. 

Pomodoro Tekniği

Çalışmaya oturup dakikalar sonra saate baktığında teslim tarihinin gelmekte olduğunu fark eden hemen herkes benzer bir sorunla karşı karşıya: Zamanın fark edilmeden erimesi. Pomodoro Tekniği, işte bu kaybı görünür kılmak için geliştirilmiştir. Basit bir zamanlayıcıyla çalışan bu motivasyon ve zaman yönetimi​ tekniğinde 25 dakikalık odaklanma dilimleri, ardından verilen 5 dakikalık kısa molalarla günün akışı düzenlenir.

Bu zaman yönetimi tekniği​nin ilginç yanı, verimi artırmasından çok akıp giden vakti hissedilir hâle getirmesidir. Zamanın geri saydığını bilmek, dikkati toplamak için güçlü bir motivasyon yaratır. Birey, sadece 25 dakika odaklanmanın yeterli olacağı düşüncesi ile bölünmeye daha az meyilli olur. Örneğin bir sunum hazırlamak ya da rapor yazmak, tek oturuşta bitmeyecek kadar yorucu görünebilir. Ancak dört Pomodoro dilimiyle bölündüğünde ilerleme daha net, daha verimli hâle gelir. 

Eisenhower Matrisi

Günlük işlerin içinde hangi görevin önce yapılacağına karar vermek her zaman kolay olmayabilir. Eisenhower Matrisi ile görevler hem önem derecesine hem de aciliyetine göre ayrılır ve dört ayrı kategoriye yerleştirilir. Bu yöntem, önemsiz ama acil görünen konuların devredilmesi, önemli fakat acil olmayanların da plana dâhil edilmesini hedefler. Girişimci için sağladığı en büyük fayda ise günün akışının rastgele değil değer yaratan işler üzerinden ilerlemesidir. 

Zaman Bloklama Yöntemi

Zaman bloklama, günü akışına bırakmak yerine takvimi bilinçli bir şekilde sahiplenmeye dayanır. Yapılacak işler yalnızca sıralanmaz, takvim üzerinde belirli saatlere yerleştirilir. Böylelikle günün dağılması engellenirken ve her işe ait özel bir alan açılmış olur. Örneğin sabah saatleri üç saatlik bir blok hâlinde yalnızca stratejik planlamaya ayrılabilir. Öğleden sonra ise görüşmeler ya da rutin işler için ayrı bloklar oluşturulur. Böylece günün hangi bölümünde hangi işle ilgilenileceği baştan belli olacaktır. Bu yöntemin en belirgin avantajı, çoklu görev baskısını azaltmasıdır. 

Kişisel Zaman Yönetimi Nasıl Geliştirilebilir?

Kişisel zaman yönetiminin temeli, kişinin kendi alışkanlıklarını bilmesidir. Günün hangi saatlerinde daha verimli çalışıldığını, hangi durumlarda dikkatin dağıldığını gözlemleyerek bu doğrultuda gerçekçi planlar yapılabilir. Bir diğer adım ise yapılan planları günlük rutine dönüştürmektir. Her sabah ya da günün başında kısa bir plan hazırlamak, işlerin gelişigüzel bir şekilde birikmesini önleyecektir. Örneğin, günümüzde yaygın olan uzaktan çalışma modeli için zaman ve stres yönetiminin kurgulanması açısından faydalı içgörüler sağlayabilir. “Uzaktan Çalışma Modelinde Performans Analizi” başlıklı yazımızı okuyarak uyguladığınız yöntemlerin başarısını nasıl değerlendirebileceğinize dair detayları da öğrenebilirsiniz.

Zamanı yönetmenin önemli bir yönü de sınır koyabilmektir. Her isteğe anında karşılık vermek yerine öncelikleri doğru şekilde belirleyerek iş yükünüzü yönetirken zihinsel açıdan daha kontrollü şekilde ilerleyebilirsiniz. Son olarak, kişinin kendi alışkanlıklarını gözden geçirmesi de faydalı olacaktır. Gün sonunda yapılan kısa bir değerlendirme ile nelerin işe yaradığını ve hangi alanlarda aksama olduğunu gözlemek mümkündür.

Toplantılar ve İş Görüşmeleri için Zaman Nasıl Yönetilmelidir?

Toplantılar, girişimcinin gününü en hızlı tüketen alanlardan biridir. Hâl böyle olunca zaman ve toplantı yönetimi doğru kurgulanmadığı takdirde işlerin öncelik sırası kolayca bozulabilir. Net bir gündem hazırlamak, süreyi baştan sınırlamak ve yalnızca gerekli kişileri davet etmek, toplantıları daha odaklı hâle getirerek akışın dengesini korumanıza katkıda bulunabilir.

Girişimciler için her görüşme aslında bir yatırım kararına benzer. Planlama yapılmadan girilen toplantılar, tıpkı önlem alınmadan üstlenilen riskler gibi kayıplar yaratır. Bu açıdan bakıldığında toplantı disiplini, “Girişimcilikte Risk Yönetimi” içeriğimizde değindiğimiz konular ile aynı mantığı taşır. İşletmelerde zaman yönetimi ile kontrol altına alınan süreçlerde olası kayıplar azalır, fırsatların daha verimli kullanılması sağlanır.

Dijital Araçlar ve Uygulamalar Zaman Yönetiminde Nasıl Kullanılır?

Özellikle işletmelerde zaman yönetimi, dijital araçlarla çok daha kolay hâle gelir. Takvim uygulamaları toplantı ve görevleri düzenlemeye, iş takip yazılımları ise ekiplerin aynı hedefe odaklanmasına imkân sağlar. Bu sayede planlar daha öngörülebilir hâle gelecek, günün akışı kontrol altında olacaktır.

Finansal süreçlerde kullanılan POS ürünleri de girişimciler için ayrı bir avantaj yaratır. Tahsilatların hızlı ve güvenli biçimde yapılması, gereksiz beklemeleri ortadan kaldırır. Böylece hem organizasyon açısından operasyonel yükler hafifler hem de girişimci zamanını işlerini büyütmek için ayırabilir.

Zaman Yönetimi Eğitimi Girişimcilere Nasıl Katkı Sağlar?

KOBİ’lerde iş yükü çoğu zaman girişimcinin omuzlarında toplanır. Satış, müşteri ilişkileri, tedarik, finans ve ekip yönetimi aynı gün içinde birbirine karıştığında planlı hareket etmek her zamankinden daha güç bir hâl alabilir. Bu noktada alınan zaman yönetimi eğitimi ile süreci işletmenin lehine çevirmek mümkündür.

Eğitimler sayesinde girişimci, görevleri önceliklendirmeyi ve günü daha verimli parçalara ayırmayı öğrenir. Üstelik KOBİ ölçeğinde zamanın doğru kullanılması yalnızca iş yükünü hafifletmekle kalmaz, aynı zamanda maliyetlerin de azaltılmasına da katkıda bulunur. Gereksiz toplantıların azaltılması, tekrar eden işlerin sistematik hâle getirilmesi veya dijital araçların daha etkin kullanılması, ilgili eğitimin doğrudan sonuçları arasında yer alır.

Girişimciler Zaman Yönetiminde En Sık Hangi Hataları Yapar?

Girişimcilerin en büyük hatası olarak günün başında öncelikleri netleştirmemek gösterilebilir. Bu durumda meydana gelen karmaşa sebebi ile aslında acil olmayan görevler öyleymiş gibi görünür, gerçekten değerli adımlar geri planda kalır.

Bir başka hata ise toplantıların ve görüşmelerin süre sınırı olmadan yapılmasıdır. Özellikle bürolarda zaman yönetimi dikkate alınmadığı takdirde küçük meseleler dahi saatlerce uzayabilir. Net bir gündem belirlenmeyen toplantılar hem şirketin zamanı tüketir hem de işlerin ilerlemesini yavaşlatır.

Ayrıca girişimciler çoğu zaman kendi planlarını gözden geçirmeyi ihmal eder. Oysa düzenli aralıklarla hazırlanan bir zaman yönetimi sunumu, hangi süreçlerin gereğinden fazla zaman aldığını ve hangi işlerin plan dışına çıktığını açıkça gösterir.

Son olarak her talebe “Evet” demek de sık yapılan hatalardandır. Böyle durumlarda ne yazık ki iş yükü kontrolsüz biçimde artarken girişimcilerin kişisel yaşamları olumsuz etkilenebilir. Zamanı korumanın en etkili yolu, sınır koyabilmek ve değeri düşük işleri geri çevirebilmektir.

HangiKredi KOBİ olarak yol haritası oluşturulmasına yardımcı içeriklerimiz ve işletmelere destek sağlayan finansal çözümlerimiz ile girişimcilerin yanınızdayız! Aradığınız tüm destekleri HangiKredi KOBİ bünyesinde bulabilir ve girişimcilik yolunda emin adımlarla yürüyebilirsiniz.