Harcamalar Nasıl Şirket Gideri Olarak Gösterilir?

İşletmenin mali sürdürülebilirliğini sağlayabilmesi ve doğru vergi planlaması yapabilmesi için en önemli adımlardan biri, yapılan harcamaların şirket gideri olarak muhasebeleştirilmesidir. Vergi mevzuatına uygun şekilde giderleştirilen harcamalar, işletmenin kazanç üzerinden ödeyeceği vergiyi azaltır ve finansal tabloların gerçekliği açısından önemlidir. Ancak her harcama şirket gideri olarak kabul edilmez. Hangi giderler yasal olarak kabul edilir, hangi belgeler gerekir ve harcamalar nasıl beyan edilir?

Şirket Gideri Nedir?

Şirket gideri bir işletmenin faaliyetlerini sürdürmesi için yaptığı ve ticari kazancının elde edilmesine veya idamesine doğrudan ya da dolaylı katkı sağlayan harcamaların toplamıdır. Bu giderler, kurumlar vergisi veya gelir vergisi hesaplanırken vergi matrahından indirilir.

Gelir Vergisi Kanunu’nun 40. maddesi (ticari kazançlar için) ve Kurumlar Vergisi Kanunu’nun 8. maddesi (kurum kazançları için) kapsamında gider kabul edilen unsurlar açıkça belirtilmiştir. Ancak her harcamanın gider olarak kaydedilmesi için belge ile desteklenmesi, ticari faaliyetle ilişkilendirilmesi ve gerçek olması gerekir.

Hangi Harcamalar Gider Olarak Gösterilebilir?

Şirket faaliyetleri kapsamında yapılan harcamaların belirli şartları sağlaması durumunda, vergi matrahından indirilecek gider olarak gösterilmesi mümkündür. Giderin kabul edilebilmesi için faaliyetle ilgili olması, gerçek ve belgeli olması, mevzuatın belirlediği sınırlar içinde kalması gerekir. En sık karşılaşılan gider kalemleri detaylarıyla şu şekildedir:

Personel Giderleri

İşletmenin istihdam ettiği personel için yaptığı tüm ödemeler, gider olarak yazılabilir. Bu ödemeler şunlardır:

• Maaş ve ücret ödemeleri: İş Kanunu’na uygun şekilde maaş bordrosu ile kayıt altına alınmalı ve banka yoluyla ödenmelidir.
• SGK primleri ve işsizlik sigortası payları: Hem işçi hem işveren payı giderleştirilebilir.
• Yemek, yol ve servis yardımları: Nakdi olarak değil belge ile desteklenirse daha sağlıklı olur. Yemek kartı, ulaşım faturası vb. belgeler tercih edilmelidir.
• Fazla mesai, prim, ikramiye ödemeleri: Bordroda açıkça yer almalı ve personelin hesabına geçmelidir.
• İş sağlığı ve güvenliği harcamaları: Eğitim, doktor, güvenlik ekipmanları gibi giderler dahil edilebilir.

Kira ve Emlak Giderleri

İşyeri kiralamaları ve bu yerlerle ilgili harcamalar, şirket giderleri arasında en temel kalemlerden biridir. Giderler şu şekilde açıklanabilir:

• İşyeri kira ödemeleri: Kira sözleşmesi yapılmalı ve fatura alınmalıdır. Gerçek kişilere yapılan ödemelerde stopaj sorumluluğu doğar.
• Kira stopajı: Gerçek kişilere ödenen kira bedelinden kesilerek beyan edilen stopaj vergisi gider yazılabilir.
• İşyeri aidatı, güvenlik, temizlik, ısınma giderleri: Apartman veya plaza yönetiminden alınan faturalarla belgelenmelidir.
• Emlak vergisi, çevre temizlik vergisi: Belediyeye yapılan bu ödemeler resmi makbuz karşılığı giderleştirilir.

Fatura Edilmiş Mal ve Hizmet Alımları

Şirketin faaliyetini doğrudan etkileyen her türlü alım, vergiye tabi kazancın tespitinde dikkate alınır:

• Ham madde, yarı mamul ve ticari mal alımları: Üretim veya satış faaliyetinde doğrudan kullanılıyorsa giderleştirilir.
• Sarf malzemeleri: Temizlik, ambalaj, ofis malzemeleri gibi tüketim malları.
• Yazılım, danışmanlık, dış kaynak hizmetleri: Yazılım lisansı, destek sözleşmeleri, hukuk, muhasebe, eğitim ve reklam danışmanlıkları fatura ile belgelenmiş olmalıdır.
• Tedarikçi komisyonları, temsilcilik ücretleri: Sözleşmeye bağlı olarak alınan komisyon faturaları da gider kabul edilir.

Ulaşım ve Araç Giderleri

Şirket adına yapılan iş seyahatleri ve araçlara ait giderler kapsam dahilindedir:

• Şirket aracı için akaryakıt harcamaları (fatura/fiş ile)
• Köprü, otopark, OGS-HGS ücretleri
• Araç muayene, bakım, onarım ve lastik değişim giderleri
• Kasko ve trafik sigortası primleri
• Araç kiralama bedelleri ve şoför hizmeti giderleri
• Şirket aracıyla yapılan şehirler arası iş seyahati masrafları

Ofis ve İletişim Giderleri

Günlük işletme faaliyetlerini sürdürebilmek için yapılan ofis ve iletişim harcamaları da giderleştirilebilir:

• Telefon, GSM, internet, sabit hat ödemeleri
• Kırtasiye, toner, kağıt, kartuş, ofis malzemeleri
• Bilgisayar, yazıcı, tablet, modem, telefon cihazları
• Elektrik, su ve doğalgaz faturaları (şirket adına düzenlenmişse)
• Ofis mobilyaları ve dekorasyon giderleri (belli tutarın üzerindekiler amortismana tabidir)
• Yazıcı kiralama ve bakım anlaşmaları

Temsil, Tanıtım ve Ağırlama Giderleri

İşletmenin müşterileriyle olan ilişkilerini güçlendirmeye yönelik harcamalar da gider sayılabilir:

• Müşteri yemekleri, ağırlama masrafları
• İş görüşmeleri için yapılan otel ve restoran ödemeleri
• Fuar, seminer, organizasyon ve lansman harcamaları
• Hediye, promosyon ve numune giderleri
• Reklam ve dijital pazarlama giderleri (Google Ads, Meta, influencer işbirlikleri)

Finansman ve Bankacılık Giderleri

Finansal işlemlerle ilgili yapılan ödemeler de vergi matrahından indirilebilir:

• Banka havale/eft ücretleri, hesap işletim ücretleri
• POS komisyonları
• Ticari kredi faizleri ve banka masrafları
• Leasing (finansal kiralama) ödemeleri
• Teminat mektupları, kefalet sigortası ve temerrüt faizleri

Sigorta Giderleri

Şirket faaliyetini koruma amaçlı sigorta primleri gider kabul edilir. Araç kasko ve trafik sigortaları, işyeri yangın, hırsızlık, doğal afet sigortaları, sorumluluk sigortaları (mesleki sorumluluk gibi), işyeri çalışanlarına yönelik grup sağlık veya kaza sigortaları gider olarak gösterilebilir.

Eğitim ve Mesleki Gelişim Harcamaları

Personel için mesleki eğitim ve sertifika programları, işverenin iştirakiyle yapılan eğitim masrafları, yabancı dil, teknik eğitim kursları, seminer katılım bedelleri de şirket giderlerine dahil edilebilir.

Bu harcamaların tümü, doğru belgelerle desteklendiğinde ve ticari faaliyetle bağlantısı açık olduğunda vergi matrahından düşülebilir giderler arasında sayılır. Ancak şirketlerin her gideri kayıt altına alması, sınıflandırması ve mali müşavir kontrolünde beyan etmesi büyük önem taşır.

Harcamaların Gider Olarak Gösterilme Şartları Nelerdir?

Şirketlerin yaptığı her harcamanın doğrudan gider olarak kabul edilmesi mümkün değildir. Vergi mevzuatına göre bir harcamanın yasal olarak gider sayılabilmesi için belirli kriterleri karşılaması gerekir. Bu kriterler hem mali disiplinin sağlanması hem de vergi planlamasında olası suistimallerin önlenmesi açısından büyük önem taşır.

Her şeyden önce yapılan harcamanın mutlaka belgelendirilmiş olması gerekir. Fatura, perakende satış fişi, e-arşiv fatura, serbest meslek makbuzu ya da gider pusulası gibi belgelerle desteklenmeyen harcamalar, Vergi Usul Kanunu’na göre resmi olarak gider olarak kabul edilmez. Belgesiz harcamaların kayıtlara alınması hem vergi incelemelerinde cezai yaptırımlara yol açabilir hem de muhasebe kayıtlarının güvenilirliğini zedeler.

Bunun yanı sıra harcamanın ticari faaliyetle doğrudan ya da dolaylı bir bağlantısı olması zorunludur. Başka bir deyişle, yapılan harcama şirketin gelir elde etme süreciyle ilgili değilse bu harcamanın matrahtan düşülmesi mümkün değildir. Örneğin bir eğitim danışmanlık firması için kırtasiye alımı faaliyetle doğrudan ilgili kabul edilirken, şirket sahibinin kişisel tatil harcaması bu kapsamda değerlendirilemez.

Ayrıca her giderin gerçek ve ispat edilebilir nitelikte olması gerekir. Sahte ya da yanıltıcı belgelerle beyan edilen giderler, sadece reddedilmekle kalmaz; aynı zamanda ciddi vergi cezalarına ve vergi ziyaı hükümlerine tabi tutulur. Bu nedenle özellikle belge üzerinde yer alan bilgiler ile işlem detaylarının tutarlı olması önemlidir.

Harcamanın zamanında kayıtlara alınmış olması da gerekir. Her harcama, gerçekleştiği mali dönemde muhasebe kayıtlarına işlenmelidir. Dönemi geçmiş giderlerin sonradan kayda alınması, vergi daireleri tarafından kabul edilmeyebilir ve mali tabloların güvenilirliğini sarsabilir. Bu durum aynı zamanda matrahın hatalı hesaplanmasına yol açarak beyanname düzeltmeleri ya da cezai işlemler gerektirebilir.

Tüm bu unsurlar birlikte değerlendirildiğinde, şirketlerin gider beyan sürecinde titiz bir belge yönetimi, zamanında kayıt disiplini ve faaliyetle uyumlu bir muhasebe politikası izlemesi gerektiği açıkça görülür. Hem vergi avantajlarından yararlanmak hem de yasal yükümlülükleri eksiksiz yerine getirmek için bu şartların dikkatle uygulanması büyük önem taşır.