Personel Giderlerini Azaltmanın Yasal ve Etik Yöntemleri

Personel giderleri, KOBİ’lerin finansal dengesini doğrudan etkileyen ana maliyet kalemlerinden biridir. Bu giderlerin finansal denge üzerindeki doğrudan etkisi, mali bir yük olarak görülebilir. Hâlbuki doğru stratejilerle optimize edilen personel masrafları, işletmenin başarısını yaratan, insan kaynağının potansiyelini açığa çıkaran yatırımlara dönüşebilir.

Personel giderlerini azaltmak için her zaman maaş kesintisi veya işten çıkarma gibi yöntemlere başvurmak gerekmez. Aksine akıllı otomasyonlar, devlet teşvikleri, esnek çalışma modelleri ve verimliliği artıran eğitimler gibi birçok yöntemle hem çalışan memnuniyetini ve bağlılığını güçlendirmek hem de tasarruf sağlamak mümkündür.

Personel Giderleri Nelerdir?

Çalışanların işverene olan toplam maliyeti, personel giderleri olarak adlandırılır. Yaygın kanının aksine personel maliyetinin işletmeye yansıması sadece brüt maaştan ibaret değildir. Asıl finansal yükümlülükler, maaşın üzerine eklenen diğer unsurlarda gizlidir. Çalışanın verimliliğini ve refahını sağlayan dolaylı harcamalar ile devlete karşı olan zorunluluklar ilgili giderlerin bütününü oluşturur. 

Personel Maaşları ve Yan Haklar

Çalışanın işletmeye olan maliyeti, vergi ve kesintiler öncesindeki brüt maaşıdır. Bunun üzerine hedeflere ulaşıldığında ödenen primler, ciroya bağlı komisyonlar veya yıl sonu ikramiyeleri gibi performansa dayalı ödemeler eklenir. Modern iş dünyasının yoğun rekabet ortamında yetenekli çalışanları elde tutmak için sunulan teşvikler ve yan haklar bulunur. Özel sağlık sigortası, bireysel emeklilik katkısı (BES) ve hayat sigortası bu bağlamda birer maliyet kalemi hâline gelmiştir. Tüm bu bileşenlerin doğru bütçelenmesi adına maaş hesaplama süreci hatasız yürütülmelidir. 

Yemek, Yol, Giyim, Eğitim ve Sağlık Giderleri

Çalışanın işini iyi yapabilmesi ve şirkete aidiyet hissedebilmesi için yapılan operasyonel harcamalar, personel giderlerinin önemli kısmını oluşturur. Bahsi geçen masraf kalemlerini şu şekilde sıralayabiliriz:

• Yemek Desteği: Nakit olarak ödenen yemek parası veya Sodexo, MultiNet gibi yemek kartı çözümleri.
• Ulaşım Desteği: Personel servisi sağlanması veya yol ücretinin nakit ya da şehir içi ulaşım kartlarına yükleme şeklinde karşılanması.
• Personel Giyim Giderleri: Özellikle üretim, hizmet ve sağlık sektörlerinde zorunlu olan üniformalar, logolu giysiler veya koruyucu iş güvenliği ekipmanları.

Yemek giderleri, personelin çalıştığı gün sayısına ve şirketin sunduğu destek türüne göre farklılık gösterir. Giderlerin muhasebeleştirilmesinde genellikle yemek kartı yüklemeleri veya toplu yemek hizmetine ilişkin faturalar esas alınır. Personel yemek gideri muhasebe kaydı, 730 Genel Yönetim Giderleri ya da 770 Genel Üretim Giderleri hesaplarına işlenebilir.

Personel sağlık giderleri muhasebe kaydı ise Tek Düzen Hesap Planı’nda 770 Genel Yönetim Giderleri altında toplanır. Sigorta poliçesi ya da sağlık hizmeti faturaları ise 320 Satıcılar hesabına alacak ilgili gider hesabına borç kaydı ile işlenir.

Farklı kalemleri yönetmek, ay sonunda KOBİ’leri fiş ve fatura yığınlarıyla baş başa bırakabilir. Ticari kredi kartları bu dağınık yapıyı merkezîleştirmeye yardımcı olabilir. Harcamanın kim tarafından ne zaman ve nereye yapıldığının kâğıda dökülmesi hem bütçe kontrolünü sağlama hem de operasyonel verimliliği artırma bakımından önemlidir.

Sigorta ve Yasal Yükümlülükler

Yasal yükümlülükler, personel giderlerinin zorunlu kısmıdır. Brüt maaş üzerinden hesaplanan Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) işveren primi ile İşsizlik Sigortası Fonu payı bu yükümlülüklerin önemli bölümünü oluşturur. İşverenin her ay brüt maaşa ek olarak ödediği personel sigorta maliyeti, çalışanın sosyal güvencesini oluştururken şirketin de yasal sorumluluğunu yerine getirmesini sağlar. Finansal planlama yaparken ilgili maliyetleri doğru öngörmek, KOBİ’leri ani nakit akışı sıkıntılarından ve yasal yaptırımlardan korur.

Personel Giderleri Nasıl Hesaplanır?

Personel gideri hesaplama​ işleminin başlangıç noktası her zaman brüt maaş olarak kabul edilir. İlgili tutar üzerinden önce çalışana ait yasal kesinti olan SGK primi (%14) ve İşsizlik Sigortası primi (%1) düşülür. Kalan tutar, gelir vergisi matrahını oluşturur. Bahsi geçen rakam üzerinden o yılın vergi dilimlerine göre gelir vergisi hesaplanır. Son olarak cüzi seviyede damga vergisi kesintisiyle çalışanın eline geçecek olan net maaş belirlenir.

İşveren için asıl personel maliyeti ise bu noktada gündeme gelir. Şirketler, çalışanın brüt maaşına ek olarak devlete kendi paylarını ödemekle yükümlüdür. Söz konusu ek maliyetler, SGK İşveren Payı (genellikle %20,5) ve İşsizlik Sigortası İşveren Payı’dır (%2). Bir personelin işletmeye olan maliyetinin hesaplanmasında brüt maaşa işveren payları da eklenir.

Örnek üzerinden pratik biçimde personel gider hesaplama sürecini tanımlamak faydalı olabilir. Brüt maaşı 30.000 TL olan bir çalışanı ele alalım. 2025 yılı vergi dilimleri ve standart kesintiler dikkate alındığında, personelin eline geçecek yaklaşık net maaş 24.000 TL civarındadır. İşverene olan aylık toplam maliyet ise yaklaşık 37.200 TL seviyesindedir.

Örnekten de anlaşılacağı üzere personel maliyet hesaplama​ işlemi ile işveren; nihai maliyeti belirleyerek yeni pozisyon açma, proje fiyatlandırma veya yıllık bütçe hazırlama gibi stratejik kararlar alabilir.

Personel Giderlerinin Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır?

Muhasebe kaydı, işletmenin gelecekte atacağı adımları aydınlatan veri haritası olarak düşünülebilir. Personel giderleri muhasebe kaydı ile sadece yasal zorunluluk yerine getirilmiş olmaz. Aynı zamanda şirketin en büyük yatırımının yani insan kaynağının finansal etkisi de net biçimde ortaya konulur.

Ticari kazançlarda personel giderleri nakit değil tahakkuk esasına göre kaydedilir. Çalışanın ücret ödemesi sonraki ayda yapılsa da gider ilgili ayın sonunda bordro ile muhasebeleştirilir. Tek Düzen Hesap Planı’na göre standart maaş kaydı şu şekildedir:

Borç (Gider ve Maliyet Artışı):

• 7XX Gider Hesapları: Personelin toplam maliyetinin (Brüt maaş + tüm işveren payları) kaydedilir. Departmana göre şöyledir:
• 770 Genel Yönetim Giderleri (Ofis ve idari personel)
• 760 Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderleri (Satış ve pazarlama ekibi)
• 720 Direkt İşçilik Giderleri (Üretim personeli)

Alacak (Borç ve Yükümlülük Artışı):

• 335 Personele Borçlar: Çalışanlara ödenecek olan net maaş tutarı kaydedilir.
• 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar: Çalışanın maaşından kesilen gelir ve damga vergilerinin devlete ödenecek borç olarak kaydedildiği hesaptır.
• 361 Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri: Hem işçi hem de işveren paylarını içeren toplam SGK ve İşsizlik Sigortası primlerinin Sosyal Güvenlik Kurumuna borç olarak eklenir.

İlgili faaliyet giderleri, ücret tahakkuku ile o aya ait personel harcamalarını ve taraflara olan borçlarını kayıt altına almış olur. Ay başında borçlar ödendiğinde ise (Örneğin; 102 Bankalar hesabından) ilgili borç hesapları kapatılarak süreç tamamlanır.

Personel Giderlerini Azaltmanın Yasal ve Etik Yöntemleri Nelerdir?

Konu personel giderlerini azaltmak olunca akıllara ilk olarak işten çıkarma veya maaş kesintisi gibi olumsuz adımlar gelir. Oysa maliyetleri optimize ederken verimliliği, çalışan bağlılığını ve şirketin uzun vadeli sağlığını güçlendirmek mümkündür. Bu süreçte teknolojik kaldıraçlardan faydalanmak, devletin sunduğu imkânları değerlendirmek ve en önemlisi, insan kaynağının potansiyelini en üst düzeye çıkarmak önemlidir. 

KOSGEB Personel Gideri Desteği ve Teşvikler

KOSGEB, KOBİ’lerin nitelikli personel istihdam ederek rekabet gücünü artırmalarına imkân tanıyan proje bazlı destekler sunar. En bilinen örnekler; AR-GE, ÜR-GE ve İnovasyon Destek Programı’dır. Program kapsamında KOBİ’lerin araştırma ve geliştirme projelerinde görev alan mühendis, yazılımcı veya tekniker gibi yeni personelin maaşlarının önemli bölümü, belirlenen üst limitler dâhilinde hibe olarak karşılanır.

KOSGEB personel gideri desteği özellikle teknoloji ve inovasyon odaklı KOBİ’ler için maaş yükünü hafifleten stratejik avantaja dönüşür. Dolayısıyla KOSGEB desteklerini sadece finansman kaynağı olarak değil aynı zamanda şirkete yüksek nitelikli yetenekleri kazandırmayı teşvik eden kaldıraç olarak görmek gerekir.

Esnek Çalışma Modelleri

Geleneksel ofis düzeninin getirdiği sabit maliyetler (Kira, faturalar, ofis malzemeleri vb.), KOBİ’ler için ciddi yük oluşturabilir. Uzaktan veya hibrit gibi esnek çalışma modelleri, bu sabit giderleri önemli ölçüde azaltır. Ofis alanını küçülterek veya tamamen ortadan kaldırarak elde edilen tasarrufun yanı sıra daha geniş coğrafyadan yeteneklere ulaşma imkânı da doğar. Bu modern yaklaşım, stratejik maliyet yönetimi aracı olarak hem şirkete hem de çalışana esneklik ve verimlilik kazandırır.

Dijitalleşme ve Otomasyon ile Verimlilik Sağlama

Personel verimliliğini artıran teknolojiler, dolaylı yoldan da olsa gider yönetimine katkıda bulunur. Veri girişi, raporlama, zaman çizelgesi takibi gibi rutin ve tekrar eden idari görevlerin otomasyon yazılımlarıyla yapılması, personelin bu işlere harcadığı zamanı ortadan kaldırır. Katma değeri daha yüksek, yaratıcı ve stratejik görevlere yönlendirilen iş gücü, uzun vadede şirketi başarı hedeflerine yaklaştırır. Üstelik aynı işin daha kısa zamanda ve daha az hatayla yapılması ile birim başına düşen personel maliyetini düşürmek de mümkün olacaktır.

Eğitim Yatırımları ile Performans Arttırma

Kısıtlı bütçeye sahip KOBİ’ler için eğitim genellikle ertelenen ilk harcama kalemlerinden biridir. Ancak eğitim, lüks değil; verimsizliği ve personel devir oranını düşüren güçlü bir destekçidir. Pahalı seminerler yerine çalışanları birden fazla görevde yetkin kılan çapraz eğitim (Cross-training) modelleri sayesinde ani personel kayıplarında operasyonun aksaması önlenebilir.

Şirket içi mentorluk programları ise tecrübeli çalışanların birikimini yeni nesle aktararak kurumsal hafızanın güçlendirilmesine katkıda bulunur. Üstelik neredeyse sıfır maliyetlidir. Stratejik gelişim programlarına yapılan harcamalar, personel eğitim giderleri muhasebe kaydı ile resmî kayıtlara gider olarak yansıyabilir. Oysa ilgili maliyet kalemleri, şirketin problem çözme kapasitesine ve gelecekteki verimliliğine yapılan en değerli yatırımlardan arasındadır. 

Personel Giderlerini Yönetirken KOBİ’lerin Dikkat Etmesi Gerekenler

Personel giderlerini yönetirken maliyetleri düşürme hedefi; şirketi yasal risklere sokmamalı, ekibin moralini ve sadakatini zedelememeli ve kısa vadeli kazançlar uğruna kurumun büyüme potansiyelini tehlikeye atmamalıdır. 

Yasal Sınırlar İçinde Kalmak

Personel giderlerini azaltmaya yönelik atılacak her adımın İş Kanunu ve ilgili SGK mevzuatlarına uygun olması, KOBİ’ler için önceliktir. Hatalı sigorta bildirimleri veya ödenmeyen fazla mesai ücretleri, tasarruf sağlamak yerine şirketi çok daha büyük para cezaları ve tazminat davalarıyla karşı karşıya bırakabilir. Yasal uyum, vergi mükellefi olmayan kişilerden alınan hizmetlerin belgelendirilmesini de kapsar. Örneğin; fatura yerine geçen gider pusulası düzenlemek, zorunlu bir yasal prosedür olarak KOBİ’yi olası denetimlerde koruma altına alır.

Çalışan Motivasyonunu Korumak

Maliyetleri yönetme sürecinde atılan adımlar, çalışanlar arasında belirsizlik ve endişe yaratabilir. Bu süreçte şeffaf iletişim kurmak kritik önem taşır. Yönetimin aldığı kararların gerekçelerini açıkça paylaşması, adaletsizlik algısının önüne geçer. Ayrıca tasarruf dönemlerinde ek izin günü, esnek çalışma saati ve sözlü takdir gibi maaş dışı takdir ve tanıma mekanizmalarını devreye sokmak da önemlidir. Böylelikle bütçeye ek yük getirmeden çalışan motivasyonunu ve şirkete olan bağlılığı korumak mümkün olur.

Uzun Vadeli Sürdürülebilirlik

Personel giderlerini azaltan bazı kararlar, uzun vadede şirkete daha pahalıya mal olabilir. Örneğin; kilit pozisyondaki deneyimli bir çalışanın ayrılması, ilk bakışta maaş giderinin ortadan kalkması gibi görünebilir. Fakat bu durum yanıltıcı olabilir. Yeni personel işe alma maliyeti, eğitim sürecindeki zaman kaybı ve çalışanın tam verime ulaşana kadar geçen süredeki üretim düşüşü, daha büyük kayıplar yaratabilir. Gerçek sürdürülebilirlik, çalışan bağlılığını artırarak devir oranını düşürmek ve şirketin gelecekteki kapasitesini korumakla mümkündür.

Personel Giderlerinde Uzun Vadeli Tasarruf Stratejileri Nelerdir?

Uzun vadeli personel tasarrufu, anlık kesintilerle değil, şirketin verimlilik ve yetenek altyapısını güçlendiren akıllı ve sürdürülebilir stratejilerle sağlanır. Süreç boyunca atılabilecek adımlar ise şu şekildedir:

• Terfi ve Yetenek Geliştirme: Dışarıdan yüksek maliyetli yetenekler transfer etmek yerine mevcut çalışanları eğiterek ve geliştirerek geleceğin yöneticilerini içeriden yetiştirmek mümkündür. Böylece hem işe alım maliyetleri ortadan kaldırılabilir hem de çalışan sadakati artırılabilir.
• Süreç Optimizasyonu ve Otomasyon: Tekrarlayan ve manuel iş süreçlerini analiz etmek suretiyle verimsiz adımları ortadan kaldırarak teknolojiye yatırım yapmak önemlidir. Otomasyon yatırımları, zamanla daha az personelle daha çok iş yapılmasını sağlayarak kalıcı bir verimlilik artışı yaratır.
• Veriye Dayalı Performans Yönetimi: Çalışan performansını ve departman verimliliğini somut metriklerle ölçmelisiniz. Hangi rollerin en yüksek katma değeri sağladığına ilişkin veriler, gelecekteki işe alım ve kaynak planlama kararlarının daha doğru bir zemin üzerine inşa edilmesini sağlayabilir.

Sıralanan hamlelerin finansal etkisini somut olarak görmek için personel maliyetlerinin düzenli olarak takip edilmesi gerekir. Bu takibin en kritik çıktısı ise şirketin genel finansal sağlığını gösteren nakit akış tablosu üzerinde görülecektir.

Doğru stratejileri hayata geçirmek için doğru finansal ürünlere ulaşmanız gerekir. HangiKredi KOBİ, bankaların sunduğu tüm ürünleri tek bir ekranda karşılaştırmanızı sağlar. Böylece faiz, maliyet ve vade seçeneklerini inceleyerek işletmeniz için doğru kararı ücretsiz araçlarımızdan destek alarak verebilirsiniz.