Tahakkuk Esası Nedir? KOBİ Muhasebesinde Gelir ve Giderin Kaydedilmesi

Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler (KOBİ’ler) için finansal yönetim genellikle banka hesabındaki nakit mevcudiyeti ile eş değer görülür. Kasanın dolu olması ile işlerin iyi gittiği yönündeki yaygın kanı, işletmenin gerçek finansal sağlığını yansıtmaktan oldukça uzaktır. Kârlılık ile likidite (nakit durumu), birbirinden tamamen farklı kavramlardır. Kâğıt üzerinde oldukça kârlı görünen işletmeler, nakit sıkıntısı nedeniyle aslında iflasın eşiğinde olabilir.

İşletmelerin karmaşık ve çok boyutlu finansal resmini ortaya koyan ve stratejik kararların temelini oluşturan temel muhasebe felsefesi ise tahakkuk esasıdır. Bu ilke sadece muhasebe tekniği değil aynı zamanda işletmenin geçmiş performansını doğru analiz etme, mevcut durumunu anlama ve geleceğini güvenle planlama stratejisidir. 

KOBİ Muhasebesinde Tahakkuk Esası Nedir?

Pek çok KOBİ sahibi, işlerin gidişatını kasadaki nakit hareketine bakarak değerlendirme eğilimindedir. Ancak satış yapılmış, fatura kesilmiş; ama ödeme henüz gelmemiş olabilir. Ayrıca kasada para olmasına rağmen gelecek dönemde ödenecek giderler, tabloyu tersine çevirebilir. Gerçek finansal durumu görmek için doğru KOBİ muhasebe yöntemine ihtiyaç vardır.

Girişimciler için tahakkuk esası bu ihtiyaca yanıt veren yaklaşımdır. İlgili prensibe göre gelir, hizmetin sunulduğu ya da malın teslim edildiği anda kayda geçer. Giderler ise ödeme tarihi beklenmeksizin yükümlülük doğduğu anda muhasebeleştirilir. Bu sayede gelir ve giderlerin doğru dönem dâhilinde değerlendirilmesi sağlanarak işletmenin performansı ölçümlenebilir.

Tahakkuk esası muhasebe kavramının KOBİ’ler açısından önemi, finansal tabloları gerçeğe yakın şekilde açığa çıkarmasıdır. Kâr ile nakit arasındaki farkın belirlenmesi, yöneticiler için önemli kararları risk potansiyeli doğrultusunda sağlam verilerle alma fırsatıdır. Böylece KOBİ muhasebe süreçleri, işletmenin geleceğini planlama noktasında değerli öngörüler sağlayabilir. 

Tahakkuk ve Tahsil Esası Arasındaki Farklar Nelerdir?

Kâğıt üzerinde kâr görünürken kasada para olmaması, KOBİ sahipleri için finansal sorunlara yol açabilir. Nakit akış tablosu işlerin yolunda gittiğini gösterse de gelecek aya yığılmış borçlar olabilir. Bu çelişkilerin kaynağı, çoğu zaman kullanılan muhasebe yönteminde yatar. Muhasebe süreçlerinin tahakkuk ve tahsil esası arasındaki fark aslında zamanlama meselesidir.

• Tahakkuk esaslı sistem, gelir ve gideri işlem anında kayda alır. İş yapıldığında gelir görünür, borç üstlenildiğinde gider tabloya yansır.
• Muhasebede tahsilat esasına göre ise yalnızca nakit hareketine bakılır. Para kasaya girmeden gelir oluşmaz, ödeme yapılmadan gider kaydedilmez.

Tahsil ve tahakkuk esası farklarını basit bir örnekle somutlaştırmak adına mobilya işinde faaliyet gösteren işletmeyi ele alalım. Tahakkuk esasına göre mobilyacı, koltuğu müşterisine aralık ayında teslim ettiği an satış gelirini kaydeder. Tahsil esasında ise gelir, müşteri ödemeyi sonraki yılın ocak ayında yapana kadar finansal tablolarda yer almaz.

KOBİ’ler için Tahakkuk Esası mı, Nakit Esası mı Daha Uygun?

Seçim yaparken KOBİ’nin sadece bugünkü operasyonlarını değil gelecekteki hedeflerini de göz önünde bulundurması gerekir. Türkiye’deki ticari şirketler için Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) uyarınca tahakkuk esası, zaten temel yasal standart olarak kabul edilir.

Tahakkuk esası özellikle envanter (stok) tutan veya müşterilerine vadeli satış yapan KOBİ’ler için uygundur. Stoklu çalışan işletmeler, sattıkları malın maliyetini, satış gelirini kaydettiği dönemle eşleştirmek durumundadır. Benzer şekilde vadeli satış yapan firmalar, satış performansını doğru ölçmek için geliri tahsilatı beklemeden, satışın yapıldığı anda kaydetmelidir. Banka ve yatırımcı gibi dış paydaşlar da işletmelerin finansal sağlığını değerlendirirken kapsamlı tabloları görmek isterler.

Nakit esası ise bu karmaşıklıktan uzak, operasyonel olarak çok daha basit işletmelere kolaylık sunar. Envanter yönetimi olmayan tüm satışlarını peşin yapan ve anlık nakit durumunu görmenin yeterli olduğu danışman veya serbest meslek sahipleri için nakit esası pratiktir. Ancak büyüme potansiyeli ve kurumsallaşma hedefi olan KOBİ’ler için sürdürülebilir olmayabilir.

KOBİ’lerde Tahakkuk Esasına Göre Gelir Kaydı Nasıl Yapılır?

Tahakkuk esasına göre gelir kaydının nasıl yapıldığını, vadeli satış yapan KOBİ örneği üzerinden inceleyelim. İşletmenin müşterisine 10.000 TL + 2.000 TL KDV tutarında hizmet faturası düzenlerken yapması gereken gelir kaydı şöyledir:

• 120 Alıcılar (Borçlu): 12.000 TL
• 600 Yurt İçi Satışlar (Alacaklı): 10.000 TL
• 391 Hesaplanan KDV (Alacaklı): 2.000 TL

Bu kayıtla birlikte 10.000 TL’lik satış geliri doğrudan şirketin gelir tablosuna dâhil edilir. Müşterinin işletmeye olan borcunu gösteren “120 Alıcılar” hesabı, tahsil edilene kadar bilançoda varlık olarak yerini alır. Müşteri, 12.000 TL’lik borcu ödediğinde ise sürecin ikinci adımı olan tahsilat makbuzu muhasebe kaydı yapılır. Geliri değil sadece nakit tahsilatını gösterir.

KOBİ’lerde Tahakkuk Esasına Göre Gider Kaydı Nasıl Yapılır?

Muhasebenin tahakkuk esasına göre gider kaydını da fatura senaryosu üzerinden örnekleyebiliriz. KOBİ’nin aralık ayı boyunca tükettiği elektriğin 1.000 TL + KDV tutarındaki faturasını, sonraki yılın ocak ayında teslim aldığını ele alalım. Tahakkuk ilkesi gereği bu giderin ödemesi ocak ayında yapılacak olsa bile tüketimin gerçekleştiği aralık sonunda muhasebeleştirilmesi gerekir. Yıl sonunda yapılması gereken gider kaydı şöyledir:

• 770 Genel Yönetim Giderleri (Borçlu): 1.000 TL
• 191 İndirilecek KDV (Borçlu): 200 TL
• 381 Gider Tahakkukları (Alacaklı): 1.200 TL

Bu kayıtla birlikte elektrik tüketimi faaliyet giderleri olarak ilgili dönemin maliyetlerine dâhil edilir. Böylece gerçek maliyetlerinizi görerek hem bütçe hem de vergi planlamasını daha sağlıklı yapabilirsiniz. 

KOBİ Muhasebesinde Tahakkuk Esasının Avantajları Nelerdir?

Tahakkuk esası, muhasebe yönteminden daha fazlasını ifade eder. İşletmelere anlık nakit durumuna dayalı varsayımlar yerine şirketin gerçek finansal performanslarını analiz etme imkânı sunar. KOBİ’nin nakit pozisyonunu, yükümlülüklerini ve hak edilmiş gelirlerini bir arada gösterir. 

Gelir ve Giderlerin Dönemlere Doğru Dağıtılması

Tahakkuk esası ilkesinin başlıca avantajı, iş zekâsını güçlendirmesidir. KOBİ yöneticileri için geçen ayın kârlı olup olmadığı sorusu, tahsilatların yarattığı sahte iyimserlik veya ödemelerin getirdiği geçici karamsarlık olmamalıdır. Gider ve gelirleri doğru dönemlerle eşleştirmek, dönemsel olarak yüksek kâr sağlayan ürünlerin; dolayısıyla hangi pazarlama harcamasının karşılığını verdiğini net olarak gösterir. Böylelikle sonraki ayın bütçesi kanıtlanmış sonuçlar referans alınarak yapılırken maliyet yönetimi için sağlıklı zemin hazırlanmış olur. 

KOBİ’ler için Finansal Tabloların Güvenilirliği

Güvenilir finansal tablolar, KOBİ’leri kredi veya yatırım hedeflerine yaklaştıran en güçlü kozlardandır. Banka veya yatırımcılar, kasadaki anlık parayla değil şirketin sürdürülebilir kârlılık yaratma potansiyeli ile ilgilenir. Tahakkuk esasına göre hazırlanmış tablolar, gelecekte tahsil edilecek faturaları gösteren “Alacaklar” kalemini ve ertelenmiş borçları ifade eden “Gider Tahakkukları”nı ortaya koyarak bu potansiyeli kanıtlar. Böylelikle işletme finansal yönü belirsizliklerden finansal disipline sahip, öngörülebilir ve yatırım yapılabilir organizasyon yapısına dönüşür.

Nakit Akışı Yönetiminde Daha Sağlıklı Öngörüler

Nakit akışındaki ani sürprizler, kâğıt üzerinde kârlı olan KOBİ’leri bile zor durumda bırakabilir. Tahakkuk esası, sürprizleri ortadan kaldıran bir öngörü aracıdır. Henüz vadesi gelmemiş alacakları ve ileride ödenecek borçları bugünden göstererek bir nevi finansal erken uyarı sistemi kurar. Bu sayede sonraki ay ödemeleri için ne zaman çek göndermek gerektiğini veya hangi büyük alacağın tahsilatına odaklanacağınızı önceden bilirsiniz. Üstelik henüz fatura tahsilatı muhasebe kaydı yapılmamış olsa bile gelire güvenerek planlama yapmak mümkün olacaktır. 

Yatırımcılar ve Kredi Kuruluşları için Güvenilirlik Sağlaması

Tahakkuk esası, uluslararası muhasebe standartlarının temel dayanaklarından biridir. Kredi veya yatırım için masaya oturduğunuzda finansman sağlayıcı kişi ve kurumlar, işletmenizin gelecekteki yükümlülüklerini ve hak edişlerini açıkça görmek isteyecektir. Bilançoda şirketin sadece varlıkları değil aynı zamanda borçları da gösterilerek tam anlamıyla şeffaflık sağlanır. Böylelikle KOBİ’ler, potansiyel ortakların gözünde güven veren ve büyüme potansiyeli yüksek bir profil çizer.

İşletme Performansının Gerçekçi Şekilde Ölçülmesi

KOBİ’ler için en tehlikeli varsayım, yüksek cironun her zaman kârlılık anlamına geldiğidir. Gerçekçi ölçüm bu varsayımı verilerle yıkar. İşletmelerin proje, müşteri veya ürün grubu gibi faktörleri kendi başına birer kâr-zarar mekanizması olarak analiz etmeleri mümkün olur. Detaylı analiz sayesinde KOBİ’nizin kaynaklarını gerçekten kâr getiren alanlara yönlendirebilir, sermayeyi tüketen operasyonları sonlandırabilirsiniz.

Vergi Planlamasında Sağladığı Kolaylıklar

Vergi dönemlerinde yaşanan panik ve nakit sıkışıklığı birçok KOBİ’nin kâbusudur. Tahakkuk ilkesi, vergi yükümlülüklerini doğdukları anda kayıtlara yansıttığı için bu sorunu ortadan kaldırır. Ödenmesi gereken vergiler, sürpriz olmaktan çıkarak yıl boyunca finansal tablolarda biriken, öngörülebilir borç kalemlerine dönüşür.

Tahakkuk ilkesi sayesinde KDV, stopaj ve SGK primleri gibi düzenli yükümlülükler dönemsel olarak tablolarda izlenir. Bu sayede işletme, örneğin KDV hesaplama sürecinde yalnızca ay sonunu değil tüm yılı kapsayan vergi planı oluşturabilir.

Uluslararası Standartlara Uyum ve Karşılaştırılabilirlik

Büyüme hedefi olan, ihracat yapan veya yabancı yatırımcı hedefleyen KOBİ’ler için yerel muhasebe alışkanlıkları yetersiz kalabilir. Fakat tahakkuk esası, Uluslararası Finansal Raporlama Standartları (UFRS) gibi küresel sistemlerin de temelini oluşturur. İlgili standardı benimsemek, KOBİ’nin finansal tablolarını uluslararası arenada anlaşılır ve karşılaştırılabilir hâle getirir. Bu da işletmenin sadece yerel oyuncu olmadığını aynı zamanda küresel standartlarda iş yapan profesyonel kurum olduğunu kanıtlar.

Tahakkuk Esası Kullanımında Yapılan Yaygın Hatalar Nelerdir?

Tahakkuk esasına geçiş, KOBİ’lerin finansal verilerini birer kayıt yığınından stratejik bir güce dönüştürme kararıdır. Ancak bu gücü zayıflatan ve yanlış kararlara yol açan bazı temel uygulama hataları vardır. Bunlar sadece basit muhasebe yanlışları değil, aynı zamanda stratejik kör noktalar yaratan tehlikeli alışkanlıklardır.

• Gider Kaydını Faturanın Gelişine Bağlamak: En yaygın tuzak, giderleri kaydetmek için faturanın gelmesini beklemektir. Örneğin, kasım ayında hizmet alınan danışmanın faturası ocak ayında gelse bile o maliyet kasım ayına aittir. Gideri ocak ayında göstermek, kasım ayının kârlılığını yapay olarak şişirebilir. Dolayısıyla pazarlama gibi faaliyetlerin yatırım getirisini (ROI) hatalı ölçmenize neden olur.
• Geleceğin Gelirini Bugünün Kârı Sanmak: Özellikle yıllık abonelik veya uzun vadeli proje işlerinde ödemenin tamamının peşin alınması bu hataya zemin hazırlayabilir. 12 aylık hizmet bedelini ilk ayda kâr hanesine yazmak, o ay için sahte bir başarı tablosu yaratır. Bu durum, yanlış harcama kararlarına ve takip eden 11 ay boyunca şirketin performansı hakkında yanıltıcı bir düşüş algısına yol açar.
• Tahsilat Riskini Sıfır Kabul Etmek: Her faturanın ödeneceği varsayımı, tehlikeli bir iyimserliktir. Özellikle yeni veya finansal durumu belirsiz müşterilere yapılan büyük satışlarda, tahsilatın riskli olabileceğini öngörmemek, bilançodaki alacakları ve dolayısıyla şirketin varlıklarını olduğundan değerli gösterir. Bu aslında hiç var olmayan kâr üzerinden plan yapılmasına neden olabilir.

Kör noktaların ayırdına varmak, KOBİ yöneticisini reaktif bir işletme sahibinden, isabetli adımlar atan bir lidere dönüştürür.

HangiKredi KOBİ olarak hazırladığımız içerikler ile girişimcilerin yanındayız! Küçük ve orta büyüklükteki işletmelerin büyüme süreçlerinde ihtiyaç duyabileceği tüm bilgileri içeriklerimizde bulabilir ve emin adımlarla ilerleyebilirsiniz.